Vorwort: Dieser Text bietet eine Orientierung und Impulse, um in einer (Arbeits-) Welt voller Ablenkungen die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen produktiv und wirksam zu sein.
Dieser Text ist nur für Menschen, die ein echtes Interesse daran haben, wirksamer zu arbeiten und gewohnte Pfade zu verlassen. Für alle anderen gilt: Weitermachen wie immer!
Wir leben in einer Welt voller Ablenkungen. Ständig piept, vibriert, klingelt oder leuchtet etwas in unserer direkten Umgebung und verlangt unsere Aufmerksamkeit. Vielen Erinnerungen und Nachrichtenhinweisen erlauben wir den direkten Zugang. Wir lesen unsere Nachrichten und E-Mails, scrollen durch die Feeds in sozialen Medien, lesen ein paar Schlagzeilen, besuchen Meetings und führen ungeplante Gespräche und bevor wir es merken, sind wir schon mitten in den vielen täglichen Interaktionen der sogenannten Kultur der Verfügbarkeit.
In meiner langjährigen Zusammenarbeit mit Menschen, taucht dieses Problem immer wieder auf. Alle sind zwar geschäftig, jammern aber trotzdem, dass sie am Tag nichts schaffen. In unserer heutigen Arbeitswelt erscheint die ständige Erreichbarkeit wichtiger als die Möglichkeit konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Viele Organisationsstrukturen und -praktiken wie Großraumbüros, Meetings, Emailing und Chatting verhindern sogar aktiv die Fähigkeit zur Konzentration. Großraumbüros zum Beispiel sollen die Gelegenheit zur Zusammenarbeit schaffen, doch sie tun dies zum Preis einer massiven Ablenkung. Organisationen haben sich eine Kultur der Verfügbarkeit geschaffen, in der Annahme, dass das nützlich sei für den Erfolg ihres Business.
In Abwesenheit klarer Merkmale dafür, was es bedeutet, im Beruf produktiv und wertvoll zu sein, kehren viele Wissensarbeiter zurück zu einem industriellen Merkmal der Produktivität: auf sichtbare Weise eine Menge zu erledigen.
Cal Newport, Konzentriert Arbeiten
Diese Denkart bietet eine weitere Erklärung für die Popularität vieler konzentrationsschädlicher Verhaltensweisen. Zum Beispiel wird der Tagesablauf vom Posteingang bestimmt, E-Mails werden zu jeder Tages- und Nachtzeit verschickt und beantwortet und Meetings ständig geplant und aufgesucht. All diese Verhaltensweisen wirken nach außen hin geschäftig.
Konzentriert Arbeiten – ein mächtiger Erfolgsfaktor
„Wir befinden uns in den ersten Wehen einer großen Umstrukturierung“, erklären Brynjolfsson und McAfee zu Anfang ihres Buches Race Against the Machine aus dem Jahr 2011. „Unsere Technologien eilen voraus, aber viele unserer Fähigkeiten und Organisation hinken hinterher.“ Um in dieser Welt der Wissensarbeit erfolgreich zu sein benötigen wir gemäß Newport zwei Kernfähigkeiten:
- Die Fähigkeit, zu unterscheiden, welche Tätigkeiten einen wirksamen Einfluss auf den persönlichen und beruflichen Erfolg haben und
- Die Fähigkeit, konzentriert und fokussiert zu arbeiten.
Am Anfang steht die Frage, auf was soll ich mich denn konzentrieren? Die Frage beantwortet Stephan R. Covey in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ sehr gut. Ich kann hier nur einen kurzen Impuls geben. Wer sich intensiver damit beschäftigen möchte, empfehle ich das Buch unbedingt zu lesen.
Covey unterscheidet 7 Wege im Bereich des privaten und des öffentlichen Erfolgs. Ich gehe in diesem Artikel nur kurz auf die ersten 3 Wege ein.
Wir sind das, was wir wiederholt tun. Vorzüglichkeit ist daher keine Handlung, sondern eine Gewohnheit.
ARISTOTELES
Die Fähigkeit, zu unterscheiden, welche Tätigkeiten einen wirklichen Einfluss haben
- Pro-Aktiv sein: Es heißt, dass wir als Menschen selbst für unser Leben verantwortlich sind. Proaktive Menschen tragen ihr eigenes Wetter in sich. Es ist Ihnen gleich, ob es regnet oder die Sonne scheint. Sie erhalten den Antrieb aus ihren Werten. Wenn es zu ihren Werten gehört, qualitativ gute Arbeit zu leisten, hängt dies nicht davon ab ob das Wetter dem zu oder abträglich ist. Pro-aktive Menschen wähle ein frustrierendes Problem aus deinem Berufs- oder Privatleben bewusst aus und bestimmen, ob es direkter, indirekter oder keiner Kontrolle durch sie unterliegt. Sie identifizieren den ersten Schritt, den sie in ihrem Einflussbereich tun können, und dann machen sie den ersten Schritt.
- Schon am Anfang das Ende im Sinn haben: Das bedeutet, mit einer klaren Zielvorstellung zu starten. Es bedeutet, zu wissen wo du hingehen, um so auch besser zu verstehen, wo du derzeit stehst. Nur so kannst du deine Schritte immer in die richtige Richtung lenken. Beschäftige dich mit deinen Rollen im Leben. Bist du damit zufrieden, wie du sie derzeit ausfüllst? Welche Rollen möchtest du zukünftig leben?
- Das Wichtigste zuerst tun tun: Der dritte Weg betrifft die physische Phase des Schaffens. Sie ist die Erfüllung, die Aktualisierung, das Natürliche sichtbar werden. Es hat mit Dingen zu tun, die nicht dringend aber wichtig sind: Beziehungen aufbauen, persönliche Lebensgrundsätze formulieren, langfristige Planung, Trainieren, Vorbeugen, Vorbereitung all der Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie tun müssen, die wir aber meist liegen lassen, weil sie nicht dringend sind.
Die Fähigkeit, konzentriert und fokussiert zu arbeiten
Viele Menschen verwechseln „beschäftigt sein“ mit produktiver Arbeit. Das ist ein Irrtum! Um die dir zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll zu nutzen, darfst du dich mit dem oben genannten Tätigkeiten die einen wirksamen Einfluss auf deinen privaten und beruflichen Erfolg haben, intensiv beschäftigen. Dafür benötigst du die Fähigkeit konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Eine hilfreiche Unterscheidung trifft Cal Newport:
Shallow Work
Durch ständige Erreichbarkeit und die Schnelllebigkeit im Alltag, befinden wir uns die meiste Zeit des Tages in der „Shallow Work“-Phase. Das ist ein Zustand, in dem wir wenig konzentriert arbeiten und häufig unterbrochen oder abgelenkt werden. Ablenkungen sind pures Gift für deine Produktivität.
Deep Work
Beschreibt einen Zustand ablenkungsfreier Konzentration, der dafür sorgt, dass du deine geistigen Fähigkeiten bis an deine Grenzen beanspruchen und nutzen kannst. In dieser Phase lenkst du deine ungeteilte Aufmerksamkeit auf ein und dieselbe Sache, ein Objekt, eine Tätigkeit oder einen Denkvorgang. Du fokussierst ein Ziel.
Tipps für konzentriertes Arbeiten
Konzentriertes Arbeiten kann man lernen. Was du brauchst ist ein Commitment, eine Struktur und ein paar Regeln. Mit den folgenden Tipps kannst du eine machtvolle Fähigkeit aufbauen, die dich erfolgreicher macht:
Ablenkungen reduzieren
Mir hat es extrem geholfen mich und mein Ablenkungsbedürfnis erstmal wahrzunehmen. Fokussiere dich dabei zu Beginn auf deine Smartphone-Nutzung. Ich habe gemerkt, dass ich z.B. in Wartesituationen (z.B. an der Kasse, auf das Essen, etc.) schnell mein Handy gezückt und planlos Apps gecheckt habe. Damit konditionierst du dich und dein Gehirn auf einen permanenten Ablenkungsmodus. Probiere in solchen Wartesituationen ganz bewusst auf deinen Handy-Check zu verzichten.
Folgend eine Liste von Handlungen, die du im Alltag reduzieren oder lassen kannst, um deine Konzentrationsfähigkeit zu trainieren:
- Schalte die Benachrichtigungsfunktion deiner Apps ab
- Installiere eine Bildschirmzeit für dein Smartphone (z.B. von 20:00 – 06:00 Uhr). In der Zeit sind deine Apps im Ruhe-Modus.
- Nutze den Flug- oder „nicht stören“-Modus zum Arbeiten, Essen, Spazierengehen, etc.
- Lass dein Smartphone für bestimmte Beschäftigungen bewusst weg. Mache z.B. einen Spaziergang ohne Handy.
Und zu guter Letzt, der größte Hebel für eine ablenkungsfreie Zeit.
Verlasse die sozialen Medien!
Ein absoluter Konzentrations-Killer. Es ist sicherlich die Champions League für Deep Work Profis.
Schau dich doch nur mal um, wie viele Smartphone-Zombies da draußen rumlaufen. Beim Gehen, beim Autofahren, beim Radfahren und im Gespräch mit anderen Menschen – ständig haben die Leute ihr Handy vorm Gesicht. Willst du das auch?
Unsere Willenskraft ist begrenzt und daher ist es umso schwerer, den Fokus auf etwas Wichtiges zu lenken; je mehr verlockende Tools und Apps um deine Aufmerksamkeit ringen. Um die Kunst des konzentrierten Arbeitens zu meistern, musst du daher die Kontrolle über deine Zeit und Aufmerksamkeit von den vielen Zerstreuungen zurückgewinnen.
Lust auf ein Experiment? Halte dich 14 Tage von allen Social Media Plattformen fern. Von allen: Facebook, Instagram, Google+, Twitter, TikTok, etc. Deaktiviere die Dienste nicht, und (das ist wichtig) erwähne online nicht, dass du aussteigst: Höre einfach auf, sie zu nutzen, kalter Entzug.
Nach 14 Tagen dieser selbst auferlegten Netzwerkisolation stellst du dir die folgenden beiden Fragen zu jedem der Dienste, die du vorübergehend verlassen hast:
- Wären die letzten 14 Tage deutlich besser gewesen, wenn ich diesen Dienst hätte verwenden können?
- Hat es jemanden gekümmert, dass ich den Dienst nicht genutzt habe?
Wenn deine Antwort auf die beiden Fragen „Nein“ lautet, wende dich diesen Dienst dauerhaft ab. Ist deine Antwort dagegen ein klares „Ja“, gehst du zu seiner Nutzung zurück. Falls deine Antwort eingeschränkt oder nicht eindeutig ausfallen, liegt es an dir, ob du die Nutzung wieder aufnehmen, auch wenn ich dich dazu ermuntern würde, es bleiben zu lassen.
Fokus stärken
Worauf richtest du deine Aufmerksamkeit? In dieser Welt der Ablenkungen ist die Fähigkeit sich für einen Zeitraum auf eine Sache zu fokussieren extrem erfolgskritisch. Worauf du dich fokussieren solltest, darfst du entscheiden. Ich gebe dir folgend Hinweise, wie du den Fokus aufbauen und halten kannst:
- Finde deine Fokusphasen. Die Konzentration auf eine wichtige Aufgabe verlangt viel Energie. Im Laufe des Tages gibt es einige Möglichkeiten, wann es Sinn macht eine kognitiv anspruchsvolle Aufgabe anzugehen. In der Regel ist das eher morgens/vormittags, als z.B. nach dem Mittag. Finde deine Hoch-Phase und blocke sie dir für Deep Work.
- Schaffe dir Deep Work-Auslöser. Das sind bewusst gesetzte Signale für dein Gehirn, die dir helfen in den Konzentrations-Modus zu gehen. Du kannst dich wie ein Sportler durch Rituale oder Routinen leichter in einen Konzentrations-Modus bringen.
- Konzentrationsmusik und Kopfhörer (findest du bei allen Musikstreaming-Diensten)
- Deep Work Buzzer in Form einer Nachricht (Post-it) an deiner Bürotür oder auf deinem Schreibtisch, wie z.B. „Konzentration an!“
- Computer nicht an, bzw. bewusst ausschalten
- 7 tiefe Atemzüge mit geschlossen Augen
- uvm.
- Entscheide dich am Vorabend für deine DW-Aufgabe. Die letzte Tätigkeit vor Feierabend ist die bewusste Auswahl deiner Deep Work-Aufgabe für die nächste Fokusphase.
- Produktive Arbeit findet nicht nur im Büro oder am Computer statt. Im Gegenteil; das Umfeld hat einen enormen Einfluss auf unsere Konzentrationsfähigkeit. Ein Büro oder der Arbeitsplatz sind in der Regel die Spielplätze der Ablenkung. Dagegen bietet z.B. die Natur ein Umfeld in dem man sich wunderbar konzentrieren kann. Nimm dir auf deinem Spaziergang eine Frage-/Problemstellung mit und meditiere darüber.
- Pausen sind Pflicht. Die Konzentrationsausdauer ist endlich. Daher ist es umso wichtiger regelmäßig Pausen einzulegen; und zwar Pausen von der Ablenkung und der Konzentration, um den Energiespeicher wieder aufzufüllen. Wichtig! Mache in den Pausen eher das Gegenteil von dem, das du in der Arbeitsphase gemacht hast – gehen statt sitzen, Natur statt Computer, schlafen statt aktiv denken.
Wenn du dich intensiver mit den machtvollen Geheimnisse von Deep Work beschäftigen und an deiner Konzentrationsfähigkeit arbeiten willst, dann melde dich gerne bei mir. Lass uns in einem kostenlosen 30-Minütigem Gespräch gemeinsam herausarbeiten, was du brauchst.
P.S.: Eine spannende Frage im Kontext „Führung und Zusammenarbeit“.
Frage deine/n Chef*in oder deine Kolleg*innen doch mal nach einem „Shallow Work Budget“ – Wie viel Prozent deiner Zeit solltest du mit Shallow Work verbinden? Ich verspreche dir, dass die Gespräche dazu interessante Erkenntnisse hervorbringen.
Weitere Quellen zur Inspiration:
Video: Produktivitätskiller erkennen
Buch: Konzentriert Arbeiten, Cal Newport
Buch: Die 7 Wege zur Effektivität, Stephan Covey
Buch: Gutes Timing ist alles, Michael Braus
