Du arbeitest im Büro oder im Homeoffice?
Kennst du das auch…?
- Morgens schnell die Emails checken und zwei Stunden später stellst du fest, dass due eigentlich was ganz anderes vorhattest.
- Du arbeitest an einer Aufgabe und das Telefon klingelt, du gehst ran und nach dem Telefonat fragst du dich „Was habe ich davor eigentlich gemacht?“
- Du gehst in die Küche, um dir schnell einen Kaffee zu holen und zack erwischst du dich 15 min später dabei, wie du die Geschirrspülmaschine ausräumst.
- Oder du arbeitest im Wohnzimmer und ständig kommt jemand aus der Familie rein und will was von dir und du kommst mit der Präsentation einfach nicht weiter.
Nicht nur im Büro, auch im Homeoffice gibt es eine Vielzahl an Ablenkungen und Störungen, die deinen Arbeitsfluss zum Stillstand bringen. Forscher sprechen davon, dass 20-30% unserer Arbeitszeit von diesen Produktivitätsfressern vernichtet werden.
Stell dir einmal vor, du würdest deinen Tag ganz bewusst so gestalten, dass du die Wahrscheinlichkeit für Ablenkungen und Störungen deutlich reduzieren.
Was hätte das für Auswirkungen auf deine Produktivität, wenn du deinen Fokus phasenweise auf nur eine Aufgabe lenkst und dort hältst?
Folgend stelle ich dir die einflussreichsten Produktivitätskiller vor:
- Keine Tagestruktur
Gerade im Homeoffice verschmilzt das Arbeits- und Privatleben zunehmend. Aus der Work-Life-Balance wird Work-Life-Blending – die Verschmelzung. Die Erledigung deiner eigenen beruflichen und privaten Aufgaben, die Anforderungen von Chef und KollegInnen, die Wünsche des Partners und die Betreuung der Kinder. Alles Anforderungen die aktuell zu Hause auf dich zukommen können. Aber auch im Büro kommen ständig Menschen auf einen zu und wollen etwas. Wenn du deinen Tag jetzt komplett der Gestaltungsfreiheut anderer überlässt, erschaffst du dir ein schwarzes Produktivitätsloch. Vor allem bleiben die Aufgaben liegen, die du dir vorgenommen hast. Das führt häufig zu Frust.
Hier helfen eine grobe Tagesstruktur und eine tägliche Abstimmung mit dem Partner und den engsten Kolleginnen/ChefIn.
Du kannst deinem Tag eine grobe Struktur geben, indem du drei Phasen bewusst berücksichtigen: Konzentrations-, Erreichbarkeits- und Erholungsphasen. Schaue dir deinen Tag genau an und überlege dir, wann könntest du die Phasen am besten in deinen Alltag einbauen.
- Permanente Erreichbarkeit
Welche Rolle spielt dein Handy in deinem Leben? Bist du rund um die Uhr erreichbar und genießt dein Handy mehr deiner kostbaren Aufmerksamkeit und Nähe als deine Liebsten?Forscher haben herausgefunden, dass Wissensarbeiter 160 x am Tag auf ihr Handy schauen und die durchschnittliche Fokuszeit zwischen den Ablenkungen bei 3 min. liegt.
Ein Grund für die ständigen Ablenkungen liegt darin, dass wir allen Tools und Apps erlauben uns Nachrichten zu schicken, weil wir Angst haben etwas zu verpassen. Der Preis dafür ist die sinkende Produktivität. Also das Gefühl Wenig bis Garnichts am Tag geschafft zu haben.
Du kannst über die Bildschirmzeiten des Smartphones sehr gut dein Nutzungsverhalten checken. Ich habe z.B. fast allen Apps verboten, mir Mitteilungen zu senden. Damit bekomme ich meine Neugierde gut in den Griff und kann mich voll auf meine Aufgaben fokussieren. Da ich in den Phasen der Erreichbarkeit sogenannte Scan-Zyklen zur Eingangskontrolle von Nachrichten nutze, kann ich gut auf Push-Nachrichten verzichten. Wer sich das nicht traut, der sollte zumindest darauf achten, dass die Nachrichten während der Konzentrations- und Erholungsphasen ausgeschaltet sind.
- Aufgabenmanagement per Zufall
Laut einer Umfrage führen ca. 30% der Mitarbeiter verschiedene To-Do-Listen wie Notizzettel und/oder einer digitalen Liste z.B. in Todoist oder Outlook. Weitere ca. 30% arbeiten hin und wieder mit einer Liste oder versuchen diese im Kopf zu führen. Satte 40% führen keine Liste und lassen sich von außen leiten und reagieren nur noch auf Kundenanfragen. Genau das erlebe ich auch in meinen Seminaren und Coachings.
Hier sehe ich ein riesiges Potential für mehr Fokus und Produktivität!
Viele glauben, dass ihr Gehirn genau der richtige Ort ist, um Aufgaben und Termine abzulegen. Viele glauben auch, dass ihr Gehirn sie auch genau zur richtigen Zeit daran erinnert. Für mich ein Trugschluss.
Ich erlebe eher das Gegenteil und das bestätigen die TeilnehmerInnen in meinen Seminaren. Wenn ich die Aufgaben nicht aus meinem Kopf rausbekomme, dann kommen sie wann sie wollen, z. B. morgens um 4 Uhr. Also dann, wenn man sie überhaupt nicht gebrauchen kann.
Der Zweck einer gut strukturierten To-Do-Liste ist es, das Gehirn zu entlasten und dich dann an die Aufgaben zu erinnern, wenn es nötig oder wenn es möglich ist. Das sind für mich die richtigen Prioritäten.
Du kannst z.B. ganz einfach mit dem Führen von Listen beginnen, indem du morgens mit einer Prio-Mindmap oder einer Checkliste startest und deine wichtigsten Aufgaben auf ein Blatt Papier bringst. Damit entlastest du dein Gehirn schon ein Stück. Für volle Kontrolle und Klarheit braucht es dann ein individuelles Aufgabenmanagementsystem.
- Pausenlos durch den (Arbeits-) Alltag
Viele Berufstätige glauben, durch das gleichzeitige Abarbeiten mehrerer Aufgaben effizienter zu sein. Ein Trugschluss.
Das E-Mail-Postfach quillt über, während du im Online-Meeting sitzt. Und hinzu kommt auch noch, dass der Kunde gerade wie wild versucht, dich telefonisch zu erreichen. Und all das hat noch lange nichts mit Ihrer eigentlichen To-do-Liste zu tun. Derart stressige Szenarien kennt wohl jeder. Niemand braucht sie und niemand kann sagen, dass sie Spaß bereiten. Denn im Ergebnis führen sie dazu, dass viele Aufgaben parallel abgearbeitet werden und das Arbeitstempo oder die Dauer steigt.
Viele glauben, so effizienter arbeiten zu können und vor allem Pausen dort keinen Platz finden – doch fast jeder macht dabei denselben Fehler: Das pausenlose hin-und-her-Wechseln zwischen den Aufgaben kostet Zeit und Energie.
Um bewusst Pausen in Ihren Alltag zu integrieren hilft es, sich selber Erinnerungen in Form eines Post it’s am Bildschirm zu setzen. Atme nach Ende einer Aufgabe bewusst durch, stehe auf, bewege dich und beginne erst anschließend mit der nächsten. So gibst du deinem Körper und Geist einen Augenblick Zeit sich zu erholen, Gedanken zu verarbeiten und sich auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren
Wenn du wissen und lernen willst, wie du deine Produktivität steigerst, dann schreibe mir eine Nachricht. Wir verplempern so viel Zeit mit sinnlosem Nachrichtenkonsum und -verteilen und verlieren uns in Kleinigkeiten.
Ich unterstütze dich dabei, wie du wieder konzentriert und fokussiert arbeiten kannstn und am Ende des Tages sagst: „Das war ein erfolgreicher Tag. Ich habe richtig was geschafft!“.
Melden dich gerne bei mir und im ersten Schritt machen wir eine 30-minütige Produktivitätsdiagnose am Telefon oder im Video-Call.
